Het is onze missie om een inwonergerichte, veerkrachtige en daadkrachtige organisatie te zijn. Om zo’n organisatie te kunnen zijn, is het nodig te groeien van een zogenoemde taakgerichte naar een procesgerichte organisatie.
De volgende projecten hebben bijgedragen aan de hierboven genoemde doelstelling:
- Waarom moeilijk doen als het samen kan?
Dit project speelt een cruciale rol in de organisatieontwikkeling. Een organisatie ontwikkelt zich pas in een bepaalde richting als de mensen die er werken ook die richting uit gaan. Aandacht voor houding en gedrag is een wezenlijk onderdeel van de doelstellingen van de organisatieontwikkeling. Dit heeft ervoor gezorgd dat voor het eerst teams bewust en actief bezig zijn met de zogenaamde zachte kant van het werk.
In 2017 zijn diverse teams geholpen met de vertaling van de uitslagen van het MBO in een verbeterplan. Al die verbeterplannen samen lieten een rode draad aan thematiek zien. Deze is verwerkt in een trainingsaanbod voor de hele organisatie. Dit trainingsaanbod richtte zich op verdere verdieping van de kleurenprofilering, de adviesvaardigheden van onze adviseurs aan de teammanagers, de adviesvaardigheden van ambtenaren aan bestuurders, het elkaar aanspreken op gedrag, het samenwerken en integraal werken, het vormgeven van je opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap.
Daarnaast zijn er training op maat ontwikkeld wanneer een team daar behoefte aan had.
- Transformatie en veranderopgave Sociaal Domein
Het project is in 2017 ‘in de lijn’ gezet. Door het aanstellen van drie projectleiders wordt de uitvoering gewaarborgd. Omdat juist de Transformatie zo’n groot effect heeft op houding en gedrag is dit nog steeds een belangrijk onderdeel voor organisatieontwikkeling. De drie projecten ‘Gebiedsgericht werken’ (toegang tot welzijn, ondersteuning en zorg), ‘Preventie’ (goede afstemming en ontsluiting van vraag en aanbod) en ‘Samenwerking’ (vorm geven aan samensturing rondom inwoners en sociale kwesties) dragen hier aan bij.
- Effectieve Dienstverlening m.b.v. zaakgericht werken
Wanneer Effectieve Dienstverlening m.b.v. Zaakgericht Werken is ingevoerd werkt de gemeente Lingewaard volledig digitaal, vanaf het eerste klantcontact tot en met de archivering van alle stukken.
In het laatste kwartaal van 2017 zijn we definitief overgestapt op het zaaksysteem. Voor de meeste werkprocessen was al een zaaktype gebouwd in het zaaksysteem. De doorontwikkeling van nieuwe en bestaande zaaktypen en het aanleggen van koppelingen gaat gestaag door. Zaakgericht werken borgt zichzelf min of meer. Doordat steeds meer activiteiten en werkprocessen in een zaaktype worden gebouwd worden zaken ook automatisch gearchiveerd. Zonder zaaksysteem geen archief, zonder zaaksysteem geen brief de deur uit.
- Ruimte voor inwonersinitiatieven (overheidsparticipatie)
Het project draagt bij aan een meer open relatie tussen gemeente en inwoners. Het zal moeten leiden tot een verschuiving van 'wij weten wat goed voor u is' naar 'hoe kunnen we samen werken aan leefbaarheid?'.
De beleidsnota 'Met elkaar en voor mekaar' geeft uitgangspunten en kaders voor inwonersinitiatieven. De rol van ‘Verbinder’ is beschreven en neergelegd bij de gebiedscoördinatoren. Er is een instrument voor de intake van inwonersinitiatieven opgesteld en een procesbeschrijving gemaakt. En de gebiedscoördinatoren zijn getraind. Voorbeelden van inwonersinitiatieven treft u aan bij prestatiedoel 8.2.1 Interactie over beleidsvorming.
Bij de gebiedscoördinatoren is een sterke ontwikkeling te zien richting een meer ondernemende en ontvankelijke opstelling. Dat geldt nog niet altijd voor de rest van de organisatie. Hier is nog 'zendingswerk' te verrichten. Vanuit gebiedscoördinatie wordt een verbindende rol vervuld. Wij verwachten dat daardoor de organisatie op termijn steeds meer open zal staan voor inwonerinitiatieven en daar ook steeds flexibeler in zal opereren.
- Projectmatig werken
Projectmatig werken moet er voor zorgen dat projecten binnen de gemeente op één herkenbare wijze aangepakt worden. Dit zorgt voor:
- meer overzicht over de projecten binnen de gemeente;
- betere opdrachtbeschrijvingen;
- vooraf inzicht in de benodigde capaciteit van anderen in de organisatie;
- bevordering van het bewustzijn van de noodzaak van een integrale aanpak.
In 2017 is een nieuwe werkgroep projectmatig werken opgericht. In de samenstelling is in de breedte de hele organisatie vertegenwoordigd. Het vastgestelde handboek en bijbehorende formats zijn via het digitale leerhuis beschikbaar voor de hele organisatie.
Het management is geïnformeerd over de verdere implementatie van projectmatig werken in de organisatie. Hierbij is benadrukt dat houding en gedrag van alle spelers in het project een belangrijke rol spelen in het slagen van het project. Er is een begin gemaakt om medewerkers te trainen op het gebied van opdrachtnemer- en opdrachtgeverschap (loopt door in 2018).
- Planning en Control in Lingewaard
Vanuit het PIL-project wordt meer instrumentele ondersteuning geboden die bijdragen aan organisatieontwikkeling. Maar uiteindelijk gaat het ook hier om houding en gedrag. Zijn we met elkaar in staat om goede afspraken te maken. Afspraken die het mogelijk maken dat ieder zijn verantwoordelijkheid kan pakken en daarmee een steentje bijdraagt aan het uiteindelijke doel van het PIL-project: “planning en control een kernactiviteit van ons allemaal”.
In 2017 is dit project afgerond. Het aantal producten in de begroting is terug gebracht van 550 naar 160. Als gevolg daarvan kon ook het aantal budgetbeheerders terug gebracht worden van 80 naar 66. Ook de kostensoorten zijn teruggebracht van 650 naar 160. Dit alles is verwerkt in Civision Middelen/SAP voor 2018. Dit alles is in de organisatie geïntroduceerd. Met ingang van 2018 werken we hiermee.
In 2017 zijn de tussentijdse rapportages en de kadernota beschikbaar gesteld via de portal http://lingewaard.pcportal.nl. In de bedrijfsvoeringskalender 2017 zijn afspraken gemaakt over de planning van de verschillende p&c-documenten. Daarbij is rekening gehouden met afstemming met zowel DT als college.
- Invoering van de Omgevingswet
De invoering van de Omgevingswet is uitgesteld tot 1 januari 2021. De invoering van deze wet vraagt organisatorische aanpassingen. Maar belangrijker nog, het vraagt, net als in het sociaal domein een verandering van de benadering van de inwoner. Daarom heeft ook dit project grote invloed op de organisatieontwikkeling.
2017 heeft vooral in het teken gestaan van bewustwording en verkenning met een kleine verschuiving naar verdieping. Komende jaren zal dit project grotere invloed krijgen en zichtbaarder worden.
Samenwerking op het gebied van Belastingen met Overbetuwe
Per 1 januari 2017 liep het contract voor belastingen met Arnhem af. Wij hebben besloten om samen te werken met Overbetuwe. In 2017 zijn de medewerkers belastingen in eerste instantie gedetacheerd naar Overbetuwe en vervolgens per 1 januari 2018 in dienst getreden.
Samenwerking op het gebied van ICT met Overbetuwe
Ook op het terrein van ICT wordt samenwerking onderzocht. De beoogde samenwerking is verder uitgewerkt. Met het bureau Native Consulting is een bedrijfsplan “A-samenwerking Gemeente Overbetuwe en Lingewaard” opgesteld. Omdat nog niet alle zaken duidelijk zijn, kon nog geen besluit genomen worden over de samenwerking. Daarom wordt in 2018 nadere uitwerking gegeven aan deze zaken. Daarna zal besluitvorming volgen.
Meting m.b.v. het Overheidsontwikkelmodel
De directie heeft geconstateerd dat 2017 te vroeg was om opnieuw een meting o.b.v. het OO model te houden. Deze is doorgeschoven naar begin 2019.